Guia de trabajo

Guía de trabajo

Nombre las tres etapas  que incluye la organización de una reunión

Las etapas que incluye una organización son preparación, desarrollo, y la preparación en el lugar donde se hará la reunión. 

Cuáles son  los elementos  a considerar al realizar una citación

Los  siguientes elementos a considerar son la hora, lugar,  asunto, a quien convoca etc.

Esta se puede utilizar a través de cartas memorándum y otros documentos a fines.

Que documentos se deben llevar a la reunión

Convocante, fecha y hora de inicio y finalización, lugar, orden del día, objetivos, material que deben preparar los asistentes y  listado de participantes. El acta de reunión debe ser redactada y debe darse a cada participante tras haber sido aprobada y rectificada en su caso.

Cuáles  son las características de la mesa redonda

Moderador o director.- Este es el individuo que se encuentra autorizado o seleccionado para guiar los parámetros y reglas que se establecen en el evento.

Introducción.-  Esta corresponde realizarla al moderador quien después de la introducción tendrá la función de moderador pero en algunos casos puede tener la de parte y moderador teniendo que jugar un doble papel eximiéndose en momentos de su cargo de moderador para actuar en su turno como parte y expresar su opinión.

Orden.- Este es el proceso o línea  a seguir durante los debates y movimientos.

Turnos.- Son necesarios para que cada debatiente pueda exponer sus ideas en el momento oportuno.

Tema.- Son seleccionado los temas y los procedimientos, generalmente estos son establecidos por el moderador o director.

Tiempo.- El tiempo puede ser establecido  como límite para realizar la mesa de debate.

Preguntas.- Estas pueden ser establecidas en forma programada o ser espontaneas al desarrollarse la mesa redonda.

Organización.- La organización es establecida por el moderador y éste debe estar pendiente de todos los procesos anteriores procurando que exista igualdad entre los moderadores.

Intervenciones.- Las intervenciones se deben establecer en igualdad sin que exista predilección para alguno de los debatientes.

Anotaciones y archivos.- Estos pueden ser llevados por una persona seleccionada o por cada uno de los intervinientes, pero finalmente las conclusiones son reunidas para establecer la resolución correspondiente.

Que debe hacer la secretaria si debe comunicarse con alguien de una reunión.

 Lo que debe hacer la  secretaria en una situación urgente  es hacer llegar directamente una nota a la persona  interesada.

Que es una tabla y que incluye

La tabla es la lista de los puntos que se van a tratar durante la reunión o la junta y el orden de desarrollo. Algunos de los puntos son inevitables y aparecen siempre en todas las tablas.

El orden más corriente es:

1. Inicio de sesión

2. Disculpar ausencias

3. Lectura, aprobación o modificación del acta anterior

4. Correspondencia

5. Informes

6. Puntos a tratar

7. Acuerdos

Modelo de tabla:

1. Inicio de sesión

2. Lectura del Acta anterior

3. Asuntos pendientes

4. Respuesta a Solicitud Cursos de Capacitación

5. Análisis de Informe de Seguridad

6. Varios

Mediante un esquema represente los elementos que debe revisar  al preparar el lugar de reunión (imágenes)