Organización de eventos

La organización de eventos 

Es el proceso de diseño, planificación y producción de un evento, es el medio adecuado para intercambiar puntos de vistas sobre temas específicos.

Tipos de comités

Los comités son grupos de personas que contribuyen el trabajo para hacer cumplir los pasos del evento. Algunos tipos de comité son:

·         Comité Administrativo: Este comité tiene  a su cargo la parte financiera y el apoyo logístico en general, el comité administrativo organiza los actos de instalación y clausura, sitios de reuniones, recursos físicos, mesa principal entre otros.

·Ej.: El comité se preocupa de tener todos los elementos de la oficina, antes de que comience el evento.

·         Comité académico: Este comité se encarga de comunicarse con los conferencistas, exponentes, participantes en mesa redondas y relatores. Deben coordinar la recepción de los participantes del evento. Finalmente debe acordar con el subcomité de recepción y ALOJAMIENTO etc.

Ej. El comité reserva  habitaciones en el HOTEL Santiago para cada uno de los conferencistas

·         Comité de relaciones públicas: Este proyecta la imagen positiva del evento. Tiene a su cargo las actividades de promoción divulgación y  atención directa de los participantes.

Ej. La empresa ABC realizara un evento y divulgan este.

Planificación del evento

1. Definir los objetivos: Se deben definir los objetivos generales y específicos, los propósitos que se persiga con la realización del evento depende de la fase de preparación.

Ads by SmartSaver+ 15.1×2. Programación académica y social: Luego de definir los objetivos a alcanzar se debe definir un programa académico con el cual se pueda alcanzar el objetivo del mismo, como parte del evento es necesario definir también, en esta fase, las actividades culturales y sociales, con el fin de determinar un cronograma.

3. Duración: La programación académica es la base para determinar el tiempo que se requiere para realizar un evento y su fecha.

4. Número de asistente: Antes de seleccionar donde vamos a realizar nuestro evento es indispensable hacer un análisis de los asistentes que van a participar en este, aunque los eventos siempre se realizan en lugares abiertos, habrá que fijar un tope máximo de participantes.

5. Presupuesto general de un evento: El número de comités y sus integrantes dependerá de la magnitud del evento. El costo total del evento y el valor de inscripción se determina con bases en los presupuestos elaborados en los distintos comités los cuales se les asignara esta y otras funciones a cumplir.

Actividades mínimas que se deben considerar:

Salones de Conferencias

Actos Sociales

Material Impreso

6. Organizacion del Evento: En este debe haber un coordinador general del evento  con autonomía para autorizar gastos y un comité organizador  conformados por comités definidos quienes asignaran funciones y elaboraran el plan de trabajo. 

SUBCOMITÉS

  Promoción y Divulgación: Es el encargado de promover el evento, de enviar a sitios estratégicos y con la debida anticipación los afiches. Así mismo debe hacer llegar a los posibles asistentes  otorgándoles folletos con toda la información, los cuales deben contener: fecha y sede, objetivos, programa académico, programa social, entre otros.

   Ejemplo: Promocionar un evento  del  día 20 de Agosto

Inscripciones: Este recoge las primeras impresiones de los asistentes al evento, establece un procedimiento que sea funcional y ágil, el sitio de las inscripciones debe estar ubicado en un lugar visible y con suficientes espacios.

Ejemplo:                                            

Martes 12 y miércoles 13 de agosto de 2008

18:00 a 19:00hrs

CAMPUS Pedro Guerrero

Dirección: Avda. Angamos N°601.

c)      Escarapelas y materiales: La escarapela (o distintivo), debe contener el nombre completo del participante, empresa, ciudad y cargo también se le debe entregar toda la información  importante.

Ejemplo:

d)      Recepción, ALOJAMIENTO e información: Generalmente  el secretario(a) es el encargado(a) de hacer reservación, es importante solicitar con anterioridad, dicha confirmación para no correr el riesgo de tener dificultades.  Son los integrantes de este subcomité quienes se encargarán de la recepción de los asistentes, si así lo establece el reglamento del evento.

Ejemplo: El recepcionista recibe a los invitados, otorgándoles comodidad y la información que estos necesiten.

e)      Transporte: Es el responsable de coordinar la movilización de los asistentes, funcionarios y personal en general que forma parte del evento. Debe prever la contratación de vehículos para el transporte de asuntos relacionados directamente con la empresa.   

Ejemplo: La secretaria contrata vehículo para el transporte de los invitados al lugar del evento.

f)      Actos sociales: Corresponde a la coordinación del programa social general de eventos. Los eventos sociales requieren el máximo de atención y por eso para cada uno de ellos se deben elaborar el respetivo manual, contratar la animación según el caso.

Ejemplo: La secretaria se encarga de producción del evento

g)      Protocolo: Es el encargado de elaborar la lista de invitados y les hace llegar la documentación necesario sobre el evento. Es el encargado de la organización de las mesas en cada uno de los eventos.

Ejemplo: La secretaria envía invitaciones del evento

h)      Secretaria del evento: Es el comité responsable de la recolección, elaboración de originales, corrección, impresión, archivos, conserva los documentos, se encarga de las tramitaciones, realiza llamadas a los participantes. También su función es elaborar circulares de promoción e invitación al evento y actualiza las listas             

Ejemplo: La secretaria se encarga de confirmar la asistencia de los invitados.