viajes

 Es posible que tu jefe tenga que efectuar viajes de negocios con frecuencia los cuales  son hacia el extranjero  y el rol de la secretaria  será asegurarse de que la visita se efectúe sin ningún tipo de inconvenientes.

Planificación

Es  hacer todos los  procedimientos necesarios para lograr un objetivo, la planeación se proyecta a plazos durante los cuales debe estar en observación para en caso de ser necesario hacer las correcciones pertinentes durante el proceso, en caso de que lo requiera realizar las correcciones cuando se necesiten sin importar la etapa en la que se encuentre

 

 

·          Conversar y planificar el viaje con tu jefe, para que tengas una idea clara de lo que necesita
 

·          Elaborar un itinerario que le permita enfrentarse con facilidad a sus compromisos.
 

·           Hacer todas las reservas necesarias de automóviles, aviones y hoteles.
 

·          Asegurarse de que tiene toda la documentación e información necesaria para el viaje, así como sus documentos personales.
 

·           Cerciorarte de que has llevado a cabo las acciones adecuadas para que sus actividades no se detengan en su ausencia.

 

Situaciones a evitar

         -No planificar a última hora.

         -No tener reuniones sin aviso previo.

         -No salir sin documentación.

    

Problemas frecuentes

        -no tener pasajes.

        -No tener el lugar para viajar.

       -tener un mal horario de viajes.

 

Ejemplo:
 

Una familia planifica un viaje, en el cual el día del vuelo tuvieron un problema ya que no habían asientos disponibles para ellos cuatro y la solución que les dieron fue la devolución del dinero.

 

Tipos de viajes

 

Viaje Redondo: Significa comprar un boleto o viajar a partir de una destinación a otra y después volver a la localización que comienza. El pasajero puede ir y regresar entre los mismos pares de ciudades, por la misma o diferente vía aérea, siempre que sean iguales en costo las tarifas.

 

Viaje Sencillo: Es un viaje de ida entre 2 puntos: origen y destino final. Se efectúa en una sola dirección, puede o no tener escalas.

 

Viaje de Circuito: Cualquier viaje que implica más de un destino, regresando al punto de partida, en lugar de un " ida y vuelta". Viaje en el que se enlazan varios puntos de un recorrido circular y continuo. El origen del viaje y el punto final coinciden. El pasajero sale y regresa al punto de origen por diferentes vías aéreas y también puede haber deferencia en los costos de las tarifas.

 

Excursión: Es un recorrido o travesía, generalmente a pie, que tiene uno o más fines, que pueden ser: científicos, culturales, deportivos, educativos, militares, recreativos o turísticos con fines recreativos y deportivos a zonas naturales o rurales se le conoce como excursionismo. La persona aficionada a estas actividades se le conoce como excursionista.
Se conoce también como excursionistas a quienes realizan recorridos turísticos o culturales.

 

·          Cantidad de personas

·          Tener claro el objetivo

·          Mantener comunicación con todas las personas

·          Ver si hay enfermedades dentro del grupo

·          Tener copia de documentos que se van a utilizar

 

Situaciones a evitar

-  que hayan elementos necesarios en caso de emergencia

-  que el conductor lleve compañía

- no sean viajes muy largos para tercera edad y niños

 

Problemas frecuentes

-  mal mantenimiento de los baños

-  tener el combustible necesario

- cuando la gente viaja enferma

 

Ejemplo

 

Nuestro curso el año 2013 fue al cementerio general a conocer las historias pasadas y las tumbas de las personas que marcaron la historia de nuestro país.

 

Documentación

 

Conjunto de documentos, generalmente oficiales, con que se prueba o acredita algo.

 

·          Tenga en cuenta la necesidad de llevar su documentación personal de identidad adecuada para el viaje que vaya a realizar

·          En determinados países exigen la presentación de otros documentos para entrar en su territorio, tales como visado y certificados de sanidad

·          Menores de 14 que viajen con sus padres tendrán que hacerse responsables de ellos

·          Mayores de 18 años deberán presentar la misma documentación que los adultos

·          Las compañías no están obligadas a aceptar menores no acompañados

 

 

 

Situaciones a evitar

         - tener documentos desordenados

         - estar al día con los papeles

         - revise que el ticket que le otorgan a cambio de su equipaje consigne correctamente todos sus datos

    

Problemas frecuentes

        -  que se pierdan los documentos

        - que no sepan las condiciones de viajar con niños

        - que no se controle el horario que corresponda a su vuelo y esté atento a las llamadas

 

Ejemplo

 

La señora María programa un vuelo para Argentina con su hija, no puede acceder a él ya que la niña es mayor de 14 años y no tiene la documentación, a eso se le agrega que la señora no tiene sus documentos ordenados.

 

 

Reservas

 

Tener una reserva significa guardar tu vuelo (viaje) con tu documentación correspondiente para que nadie pueda utilizar tu puesto en el transporte

·          Reservar el día que se desea

·          Conocer las condiciones de la empresa en que se viajará

·         Llamar con anticipación

·         Tener claro el destino

·         Confirmar que el lugar existe
 

 Situaciones a evitar

         - evitar olvidar la reserva

         - evitar comprar pasajes a otra persona

         - evitar cambiar la reserva a última hora

    

Problemas frecuentes

        -  se pierde el papel que acredita que está reservado

        - la reserva es utilizada por otra persona

        - la empresa tiene múltiples problemas con los pasajeros

 

Ejemplo

 

Don Juan va a tomar el vuelo el día que corresponde y a la hora adecuada, al momento de llegar se encuentra con la sorpresa que su asiento ya estaba ocupado por otra persona, y en ese caso la empresa tiene que hacerse responsable y dar las soluciones correspondientes.

 

Itinerario

Es una agenda en la cual se lleva le registro de los viajes

·          Tener la agenda al día

·          Actualizar nuevos viajes

·          Tener destacados los viajes que se aproximan

·          Guardar agendas completas en caso de reclamos

·          Tener un registro actualizado que facilite la tarea

Situaciones a evitar

·          Tener agenda con datos erróneos

·          Registro de lo que se va haciendo

·          Que no se respeten las horas

Problemas frecuentes

·          Que no se avise de algún cambio en el vuelo

·          Que se cambie la persona  del cargo a una que no sepa

·          Poca capacitación en el personal

Ejemplo

Una empresa quiebra producto que siempre habían cambios en los vuelos sin que las personas cambien, y al momento que los pasajeros piden explicaciones en el registro que se debe llevar actualizado, todo estaba escrito en distintas agendas.

 

Medidas de seguridad

Son todos los tips que se deben tener para tener un buen vuelo y en caso de emergencia poder tomar las medidas necesarias

·          Tener un botiquín

·          Tener resguardo del dinero

·          Nunca mencionar las cosas valiosas que lleva en su viaje

·          Viajar en un horario que no sea peligroso

·          Si emplea servicio domestico asegúrese de verificar las referencias

 

Situaciones a evitar

·          No dejar bolsos solos

·          No viajar solo

·          Ponerse al tanto del personal en caso de problemas

Problemas frecuentes

·          Que no hayan medidas de seguridad como por ejemplo cinturón

·          Que no hayan responsables de los errores cometidos en los viajes

·          Que no hayan personas en caso de necesitar ayuda

Ejemplo

Una señora viaja con su hijo y lo lleva en brazos para no pagar otro pasaje, sin que nadie se lo prohíba ni ponga al tanto las consecuencias de esto en caso de un choque.

Viáticos

Conjuntos de provisiones o dinero que se le da a una persona, especialmente a un funcionario, para realizar un viaje.

·          Que la persona sepa que hacer con lo que le corresponde

·          Tener buena comunicación con la empresa

·          Indicar este período

·          Verificar que el dinero alcance para tramites

·          Que tenga las indicaciones necesarias

 

Situaciones a evitar

·          Que se dedique a pasear y no hacer su trabajo

·          Equivocarse de recorrido

·          No rendir cuenta de lo que se hace o gasta en el viaje

 

 

Problemas frecuentes

 

·          No cumplir con lo que la empresa esperaba

·          Poca capacitación del funcionario

·          Que el dinero entregado no alcance para cumplir con el objetivo

Ejemplo

Marcos Guerrero debe viajar al congreso hacer unos trámites y en vez de dirigirse a ese lugar se va a pasear a las playas y gasta el dinero que estaba designado a otra cosa.

Servicios

Los servicios es un conjunto de actividades que buscan responder  a las necesidades de las personas y cumplir con ellas.

·          Que hayan baños con ducha

·          lugar donde comer

·          lugar donde alojar  

·          un cajero cerca

·          servicios de emergencia en el viaje

 

Situaciones a evitar

·          Que no sepan el servicio que ofrecen

·          Que no haya nada reservado

·          Que las condiciones sean optimas para el personal

 

 

Problemas frecuentes

 

·          Que no hayan servicios cerca del lugar de alojamiento

·          Que los servicios no sean de calidad

·          Que no hayan servicios gratuitos

Ejemplo

Victoria viaja a otra región y la empresa se encarga de reservar el lugar donde llegará.